Sebagai seorang profesional SDM, maka sangan penting untuk menentukan siapa yang akan diopekerjakan, harus sesuai serta kompeten dengan posisi yang dibutuhkan. Perencanaan personalia adalah langkah pertama dalam proses perekrutan seleksi. Serangkaian proses yang dilakukan dalam perekrutan karyawan diantaranya:
- Menentukan posisi yang akan direncanakan dan memprediksi personel
- Mencari calon karyawan untuk pekerjaan yang diinginkan dengan merekrut calon internal atau eksternal
- Meminta pelamar untuk mengisi formulir aplikasi dan mengikuti wawancara penyaringan awal
- Menggunakan tehnis seleksi seperti ujian, pemeriksaan latar belakang, dan ujian untuk mendapatkan calon karyawan yang mampu bertahan
- Menentukan kepada siapa tawaran itu diberikan, dengan meminta penyelia dan yang lain dalam tim untuk mewaeancarai yang bertahan.
MERENCANAKAN DAN MEMPREDIKSI PEKERJAAN
Adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam perusahaan, dan bagaimana mengisisnya. Mencakup semua posisi yang harus diisi dimasa depan, dari petugas pemeliharaan hingga CEO. Namun kebanyakan perusahaaan menmenggunakan proses yang mengacu pada bagaimana eksekutif yang penting bagi perusahaan. Ini adalah bagian integral dari strtegi perusahaan dan proses perencanaan SDM.
Memprediksi kebutuhan personel
Pendekatan perencanaan personel paling umum menggunakan tehnik sederhana seperti analisis ratio, atau analisis tren untuk memperkirakan kebutuhan staf berdasar proyeksi penjualan dan catatan sejarah penjualan tehadap kaitanya penjualan personel. Sedangkan proses umum diantaranya memprediksi pendapatan, kemudian memperkirakan ukuran staf yang dibutuhkan untuk mencapai volume pendapatan yang diharapkan. Tehnik yang digunakan diantaranya:
1. Analisis tren
Mempelajari variasi dalam level pekerjaan perusahaan dalam beberapa tahun terahir untuk memprediksi kebutuhan masa depan. Analisis ini dapat memberikan informasi perkiraan awal, tetapi level pekerjaan jarang hanya bergantung pada ukuran waktu. Faktor lain : perubahan produktivitas dan volume hasil penjualan.
2. Analisis ratio
Berarti membuat prediksi berdasarkan ratio.seperti faktor penyebab dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.
3. Scatter plot (gambar)
Memperlihatkan secara grafis bagaimana dua variabel seperti ukuran bisnis dan level penyusunan staf perusahaan itu berhubungan. Secara sederhana ada beberapa permasalahan dalam pendekatan ini, diantaranya:
- Mereka fokus secara eksklusif pada proyeksi volume penjualan dan hubungan sejarah penjualan/personel, dan secar umum mengasumsikan bahwa struktur dan aktivitas perusahaan saat ini akan terus berlanjut dalam perusahaan.
- Mereka umumnya tidak mempertimbangkan dampak inisiatif strategis perusahaan yang mungkin terjadi pada level penyusunan staf dimasa depan.
- Mereka cenderung mendukung secar kompensasi yang sudah ketinggalan zaman, yang memberi penghargaan pada manajer untuk pengelolaan staf yang makin besar, dan tidak akan mendapati manajer yang meneruskan upaya memperluas staf mereka tanpa memandang kebutuhan strategis perusahaan.
- Mereka cenderung “mematangkan” ide yang tidak produktif bahwa meningkatkan jumlah staf adalah hal yang tidak bisa dihindari.
- Mereka cenderung untuk memvalidasi dan menginstitusionalkan proses perencanaan yang ada dan cara melakukanya, bahkan dalam menghadapi perubahan yang cepat.
- Menggunakan komputer untuk meramalkan kebutuhan personel
Dengan program ini pengusaha dapat dengan cepat dan mudah untuk menerjemahkan produktivitas yang diproyeksikan dan level penjualan kedalam ramalan kebutuhan personel, serta memperkirakan efek dari beragam produktivitas dan asumsi level penjualan atas kebutuhan personel. Apapun metode yang digunakan, managerial judgment akan berperan penting mengingat perubahan dimasa depen.
Meramalkan pasokan tenaga kerja dari dalam
Tugas utamanya disini adalah menentukan karyawan saat ini mana yang memenuhi syarat untuk lowongan yang diproyeksikan. Untuk itu harus mengetahui beberapa keterampilan karyawan sebagai kualifikasi mereka saat ini.
Sistem manual dan bagan pengganti
Para manajer menggunakan beberapa perangkat manual sederhana untuk menelusuri kualifikasi karyawan. Persediaan personel dan catatan perkembangan menyusun informasi kualifikasi atas setiap karyawan.
- Sistem informasi terkomputerisasi
- Perusahaan menelusuri kualifikasi dengan informasi terkomputerisasi yang ada dalam berbagai sofware. Mencakup informasi latar belakang karyawan, pengalaman, dan keterampilan dalam menggunakan internet perusahaan.
- Maslah privasi
- Beberapa alasan yang menguatkan pentingnya pengamanan data dalam bank personel perusahaan diantaranya : seperti banyak informasi karyawan dalam bank data, akses internet yang makin memudahkan mengakses data ini, undang undang yang memberikan hak hukum kepada karyawan mengenai siapa yang memiliki akses kepada informasi tentang sejarah kerja dan prestasi pekerjaan mereka.
Meramalkan pasokan dari luar
Bila tidak memiliki kandidat yang cukup dari internal, maka yang diantisipasi adalah mempersiapkan dan fokus dikarenakan ketersediaan kandidat dari luar. Dalam taraf pengangguran rendah, biasanya makin sulit untuk merekrut karyawan. Rencana ini juga harus meramalkan ketersediaan kandidat yang potensial dalam pekerjaan yang spesisifik.
PEREKRUTAN YANG EFEKTIF
Dalam mengasumsikan perusahaan mengotorisasikan untuk mengisi sebuah posisi, langkah berikutnya adalah mengembangkan sejumlah pelamar. Makin banyak pelamar yang didapatkan, maka akan semakin selektif dalam mempekerjakanya. Perkrutan yang efektif semakin penting karena beberapa alasan diantaranya:
- terjadi perubahan yang dramatis sehingga terjadi kekurangan pasokan tenaga kerja
- Beberapa metode perekrutan yang baik tergantung pada jenis pekerjaan dan yang menjadi sumbernya
- Keberhasilan rekrutmen bergantung pada luasan area masalah dan kebijakan non rekrutmen SDM
Mengorganisasikan fungsi perekrutan
Perusahaan besar harus memutuskan perekrutan karyawan secara keseluruhan. Apakah akan dilaksanakan dikantor pusat atau didesentralisasikan kebernagai kantor perusahaan.Keuntungan sentralisasi fungsi perekrutan adalah memudahkan untuk mengaplikasikan prioritas strategis perusahaan secara keseluruhan. Melakukan perekrutan secara terpusat juga mempunyai keuntungan diantaranya memudahkan meyebarluaskan biaya dari tehnologi baru (berbasis informasi internet) pada lebih banyak departemen, membentuk tim ahli perekrutan, dan memudahkan untuk mengidentifikasi mengapa perekrutan yang dilakukan berjalan dengan baik. Metode ini juga menghasilkan kesesuaian/sinergi. Dalam konteks ini kerjasama lini dan staf sangatlah penting.
Mengukur efektivitas perekrutan
Perusahaan skala kecilpun menghabiskan biaya yang banyak untuk merekrut karyawan, dalam hal ini pengusaha harus menyeleksi calon karyawan yang berkualitas, tidak hanya pelamar. Car yang lugas untuk melakukanya adalah dengan menilai pelamar melalui berbagai sumber, menggunakan perangkat seleksi prepenyaringan. Beberapa pengusaha menggunakan piramida hasil perekrutan untuk menghitung jumlah pelamar yang harus mereka hasilkan untuk mempekerjakan jumlah karyawan baru yang dibutuhkan.
SUMBER KANDIDAT DARI DALAM
Perekrutan mungkin dapat mengingatkan kita tentang agen pekerjaan dan iklan khusus, tetapi karyawan yang telah ada saat ini sering merupakan sumber kandidat yang terbaik. Mengisi posisi yang kosong dengan kandidat dari dalam memiliki keuntungan. Diantaranya sebenarnya tidak ada pengganti untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan seorang kandidat, mungkin juga kandidat dari dalam lebih berkomitmen terhadap perusahaan, semangat juang muncul ketika ada promosi sebagai penghargaan kesetiaan dan kompetensi, membutuhkan sedikit orientasi dan pelatihan. Meski demikian, ada juga kekuranganya. Diantaranya, banyak karyawan pelamar yang gagal menjadi tidak puas, sehingga dibutuhkan pendekatan untuk menyampaikan alasan kenapa mereka gagal.
1. Menemukan kandidat internal
Untuk menjadi efektif, promosi dari dalam membutuhkan penggunaan publikasi pekerjaan, catatan personel, dan data bank keterampilan. Publikasi pekerjaan berarti mempublikasikan pekerjaan yang kosong kepada karyawan dan menyebut atribut pekerjaan itu, seperti kualifikasi, penyelia, jadwal kerja, dan taraf penggajian.
2. Mempekerjakan kembali karyawan
Mempunyai keuntungan karena telah mengenal budaya, gaya, dan cara perusahaan melakukan banyak hal. Disisi lain karyawan yang telah keluar mungkin kembali dengan sikap yang kurang posistif. Untuk itu mungin bisa diantisipasi dengan memberikan semacam indikasi bonus atau penghormatan ketika mereka dikeluarkan dari perusahaan. Hal itu bisa memberi nilai yang positif karena karyawan yang keluar tersebut bisa memanfaatkan waktu untuk refresing, dan penyegaran.
3. Perencanaan penggantian
Meramalkan ketersediaan kandidat eksekutif dari dalam adalah sangat penting dalam perencanaan penggantian. Proses memastikan pasokan pengganti yang cocok untuk pekerjaan senior atau pekerjaan kunci pada saat ini dan saat yang akan datang. Biasanya meliputi tiga tahap, mengidentifikasi dan menganalisis pekerjaan kunci, menciptakan dan menilai calon karyawan, dan menyeleksi mereka yang akan mengisi posisi tersebut.
SUMBER KANDIDAT DARI LUAR
Persahaan tidak selalu mendapatkan semua karyawan yang mereka butuhkan dari staf yang ada saat ini, dan terkadang juga mereka tidak ingin seperti itu. Berikut sumber sumber yang dibutuhkan perusahaan untuk mendapatkan kandidat dari luar.
1. Periklanan
Semua orang telah mengenal iklan lowongan pekerjaan, agar berhasil maka pengusaha harus menekankan pada:
2. Media
Media terbaik adalah koran lokal atau internet, tergantung dengan posisi yang dibutuhkan. Tehnologi memungkinkan perusahaan lebih kreatif lagi dalam memasang iklan bagi pelamar.
3. Membuat iklan
Pembuat iklan yang berpengalaman menggunakan teori yang disebut AIDA (Attention/Perhatian, Interest/minat, Desire/keinginan, Action/tindakan) untuk mengembangkan iklan. Perluasan dan kapitalisasi pada persetujuan komunikasi akan membuktikan metode ekonomis dan sangat efektif untuk meningkatkan investasi.
4. Agen agen pekerjaan
Dalam setiap negara memiliki agen perusahaan, ada tiga jenis agen perusahaan, diantaranya:
Agensi publik dan non profit
Agen pelayanan pekerjaan ini dijalankan oleh publik dan negara. Menyediakan informasi lowongan pekerjaan yang ada dari setiap daerah. Ada juga agen kesejahteraan publik yang berusaha membantu anggotanya mendapatkan pekerjaan.
- Agensi swasta
Sumber penting personel klerikal kerah putih dan manajerial. Menggunakan upah untuk setiap pelamar yang mereka tempatkan dan biasanya pengusaha yang membayarkanya.
Banyak yang beralih ke agensi karena:
- Departemen tidak memiliki departeman SDM dan tidak mampu melakukan penyaringan dan perekrutan
- Perusahaan anda dimasa lalu mengalami kesulitan untuk menarik pelamar yang memenuhi syarat
- Anda harus mengisi lowongan tertentu secara cepat
- Dirasakan ada kebutuhan untuk menarik sejumlah pelamar minoritas atau wanita
- Anda ingin merekrut orang orang yang saat ini telah bekerja, yang mungkin merasa lebih nyaman berhadapan dengan agensi daripada dengan perusahaan
- Anda ingin memotong waktu yang anda berikan untuk wawancara
Meski demikian agensi bukanlah obat mujarab karena ada pengujian yang tidak tepat yang dilakukan oleh agensi tersebut, untuk menghindarinya;
- Berikan gambaran yang dibutuhkan secara akurat dan lengkap
- Ujian aplikasi kosong dan wawancara harus merupakan bagian dari proses seleksi agen
- Secara periodik meninjau data calon karyawan yang diterima atau ditolak oleh perusahaan anda dan oleh agensi.
- Menyeleksi dengan agen tersebut, atau berbicara kepada manajer SDM perusahaan yang lain untuk mengetahui agen mana yang paling efektif dan sesuai yang diinginkan.
Organisasi temporer dan penyusunan staff
Pengusaha sering menambahkan tenaga kerja permanen mereka dengan mempekerjakan pekerja borongan atau temporer (paruh waktu) karena mempunyai keuntungan biaya yang lebih murah untuk proses pengupahanya.
Dalam survey ada 6 hal yang perlu dijadikan perhatian dalam merekrut karyawan temporer berdasar pendapat pekerja:
- Mereka diperlakukan tidak manusiawi, tidak pribadi, dan tidak dihargai oleh pengusaha.
- Tidak aman tentang pekerjaan dan pesimis akan mas depan
- Khawatir tentang kekurangan asuransi dan pembayaran pensiun
- Rancu dalam penugasan pekerjaan
- Pengangguran terselubung
- Secara umum marah pada dunia korporasi dan nilai nilainya
Ahirnya saat bekerja dengan agensi temporer pastikan kebijakan dan prosedur dasar berada ditempatnya, termasuk:
- Pembuatan faktur
- Kartu absen
- Kebijakan temporer menjadi permanen
- Perekrutan dan keuntungan untuk karyawan temporer
- Aturan berpakaian
- Pernyataan kesempatan kerja yang sama
- Informasi deskripsi pekerjaan
Karyawan temporer adalah penyusunan staf alternatif yang diterapkan oleh profesional SDM.
1. Mengekspor/mengontrakkan pekerjaan profesional
Ini dianggap penting dan menjadi prioritas karena diperlukan keahlian khusus untuk menangani pekerjaan yang spesifik mulai dari ahli komputer sampai pusat informasi karyawan.
2. Perekrut eksekutif
Juga disebut headhunter/pemburu adalah agensi pekerjaan khusus yang dipertahankan oleh pengusaha untuk mencari bakat manajemen puncak untuk klien mereka. Proposinya kecil namun menempati posisi yang penting eksekutif dan tehnis. Untuk posisi eksekutif, mungkin pemburu adalah satu satunya calon karyawan anda. Tipe perekrut eksekutif diantaranya : perekrut eksekutif tidak tetap dan tetap. Dua tren yang sedang berlaku saat ini adalah yang menguasasi tehnologi dan spesialisasi.
Pedoman dalam merekrut diantaranya:
- Pastikan perusahaan mampu melakukan pencarian yang menyeluruh
- Bertemu langsung dengan orang yang akan menangani perusahaan anda
- Tanyakan biaya yang diminta oleh perusahaan pencari
- Jasa perekrutan berdasar permintaan (On Demand Recruiting Service)
Memberikan perekrutan khusus jangka pendek untuk mendukung proyek tertentu tanpa biaya tetap dari perusahaan pencari tradisional. Pada dasarnya mereka adalah perekrut yang dibayar perjam atau perproyek, bukan berdasar prosentasi gaji
1. Perekrutan dari perguruan tinggi
Mengirimkan perekrut keberbagai perguruan tinggi untuk penyaringan calon karyawan. Beberapa pengalaman menggarisbawahi kebutuhan untuk melatih perekrut bagaimana melakukan wawancara dengan calon karyawan, bagaimana menjelaskan apa yang ditawarkan oleh perusahaan, dan bagaimana membuat calon karyawan tersebut marasa nyaman. Hal ini bertujuan untuk menentukan apakah seorang calon karyawan mempunyai nilai untuk dipertimbangkan lebih lanjut. Bisa juga pengusaha mengundang para calon karyawan terbaik dengan surat resmi untuk datang kekantor atau pabrik dengan cara melakukan kunjungan industri. Atau banyak yang melakunya dengan cara magang kerja diperusahaan yang diinginkan, secara keseluruhan perusahaan untung karena bisa mengetahui kinerja mereka, apakah akan dijadikan pekerja penuh atau tidak.
2. Rujukan dan datang langsung (referal dan walk in)
Program rujukan karyawan adalah pilihan lain, perusahaan menempatkan pengumuman lowongan dan meminta rujukan dalam buletin, papan pengumuman, dan internet. Ditanggapi pro dan kontra, biasanya karyawan yang memberikan rujukan mempertaruhkan reputasi mereka sendiri menyangkut calon karyawan yang direkomendasikan. Bagi yang melamar walk in, maka perlakukanlah setiap pelamar secara sopan dan diplomatis demi reputasi komunitas pengusaha dan harga diri pelamar.
3. Merekrut dari internet
Banyak perusahaan membuat web untuk melakukan perekrutan, karena semakin banyaknya pengguna internet. Beberapa keuntungan melakukan perekrutan melalui internet diantaranya:
- Hemat biaya
- Lebih tepat waktu
Perekrutan secara elektronik juga memiliki beberapa bahaya hukum, karena banyak pekerja yang sudah tua banyak yang dikeluarkan karena banyaknya calon tenaga kerja muda yang yang melamar.
PERKRUTAN TENAGA KERJA YANG LEBIH BERAGAM
Perekrutan tenaga kerja yang lebih beragam bukan hanya bertanggung jawab secara sosial, ini adalah kebutuhan, mengingat kenaikan cepat dalam kandidat minoritas pekerja yang telah berumur, dan para wanita serta 70% tingkat pengangguran adalah penyandang cacat.
Bagaimana merekrut orang tua tunggal, sementara dua pertiga orang tua tunggal berada dalam tenaga kerja saat ini, dan kelompok ini adalah sumber kandidat yang sangat penting. Mulai dari memahami permasalahan, dan bagaimana menyeimbangkan kerja dan kehidupan keluarga. Sedangkan dalam merekrut karyawan yang sudah berumur pengusaha tidak mempunyai banyak pilihan, untuk itu masuk akal bila para pengusaha mendorong karyawan usia tua untuk tetap bekerja. Perusahaan harus mempermudah dan memperbaharui kebijakan perusahaan mengenai proses seleksi dan memberikan pelatihan atau workshop kepada karyawan usia tua.
Dalam merekrut karyawan minoritas dan wanita, perlakuanya sama dengan perekrutan pekerja berusia tua. Tetapi hal ini membutuhkan tiga upaya, diantaranya:
- Memahami halangan perekrutan
- Memformulasi rencana perekrutan yang dibutuhkan
- Menerapkan pekerjaan harian yang lebih spesifik
Bantuan kesejahteraan kepada masyarakat melalui pekerjaan adalah program yang harus diterapkan oleh perusahaan. tetapi pada prakteknya banyak perusahaan yang mengalami kesulitan dalam mempekerjakan dan mengasimilasi orang orang yang sebelumnya mendapatkan bantuan kesejahteraan langsung oleh pemerintah. Ini dilakukan untuk membangun rasa percaya diri kembali terhadap pekerjaan.
Selain itu juga seharusnya para penyandang cacat itu memperoleh kesempatan yang sama dalam memperoleh pekerjaan, tapi hasil survey menyatakan bahwa hampir 70% orang cacat adalah pengangguran.
MENGEMBANGKAN DAN MENGGUNAKAN FORMULASI APLIKASI
Dalam praktiknya organisasi memerlukan berbagai macam formulasi aplikasi. Tujuan dari formulir aplikasi berisi empat jenis informasi daintaranya:
- Dapat membuat penilaian untuk hal hal yang substansi
- Dapat menarik kesimpulan tentang kemajuan dan perkembangan pelamar itu sebelumnya
- Menarik kesimpulan tentatif mengenai stabilitas pelamar berdasar catatan kerja sebelumnya
- Dapat menggunakan data dalam aplikasi untuk memprediksi calon karyawan mana yang akan berhasil dan mana yang akan tidak berhasil
Selain itu, formulasi aplikasi digunakan sebagai alternatif pemecahan permasalahan, walaupun pada kenyataanya banyak yang menentang hal tersebut, karena para pengusaha meminta pelamar untuk menandatangani formulir alternatif pemecahan masalah tersebut sebagai bagian proses aplikasi. Dibeberapa perusahaan ada yang menggunakan formulir aplikasi untuk mempresdiksi prestasi kerja para calon karyawan, cara ini hampir sama dilakukan ketika proses penyaringan calon tenaga kerja.
Sumber: Garry Desler
- www.gunadarma.ac.id
- www.studentsite.gunadarma.ac.id
